XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate einfach erklärt
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind in Deutschland zulässig. Der Unterschied liegt vor allem darin, ob ein menschenlesbarer Teil dabei ist.
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei – maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Sie ist der Standard im Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) und vollständig EN-16931-konform.
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD (bzw. Factur-X) ist ein hybrides Format: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht die PDF, die Software liest das XML.
Vorteil: Empfänger ohne E-Rechnungs-Software sehen trotzdem eine lesbare Rechnung.
Welches Format sollten Sie nehmen?
Für öffentliche Auftraggeber: XRechnung. Für Geschäftskunden: ZUGFeRD ist oft komfortabler, weil die PDF mitgeliefert wird. Beide sind rechtlich gleichwertig.
Mit Rechnungsfertig erzeugen Sie aus denselben Daten wahlweise eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-PDF – beide werden vor dem Download gegen EN 16931 geprüft.