Rechnungen GoBD-konform aufbewahren: Was bedeutet das?
Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante Unterlagen elektronisch aufzubewahren sind. Für E-Rechnungen reicht das einfache Ablegen der PDF nicht mehr.
Unveränderbar und revisionssicher
Belege müssen so gespeichert werden, dass sie nicht nachträglich unbemerkt geändert werden können. In der Praxis heißt das: unveränderbare Ablage, Zeitstempel und Nachvollziehbarkeit jeder Änderung.
Das Original (XML bzw. PDF) ist im Originalformat aufzubewahren – nicht nur ein Ausdruck.
Aufbewahrungsfrist: in der Regel 8 Jahre
Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von in der Regel 8 Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Verfahrensdokumentation nicht vergessen
Die GoBD verlangen außerdem eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Sie Belege erfassen, prüfen und archivieren. Rechnungsfertig erzeugt Ihnen eine passende Vorlage automatisch.
Rechnungsfertig archiviert jeden Beleg unveränderbar mit SHA-256-Prüfwert und Zeitstempel auf EU-Servern.